As 7 Principais Dificuldades que Empresas Têm ao Controlar Garantias

Controlar garantias parece simples, mas na prática, empresas enfrentam diversos desafios. Conheça as 7 principais dificuldades e descubra como resolvê-las de forma eficiente.

1. Documentos espalhados em vários lugares

O problema: Notas fiscais ficam em gavetas, pastas físicas, e-mails, sistemas diferentes ou completamente perdidas. Quando um equipamento quebra, encontrar o documento vira uma caça ao tesouro.

A solução: Centralize todos os documentos em um sistema online. Faça upload de notas fiscais, DANFEs e comprovantes em um único lugar. Armazenamento na nuvem garante que documentos não se perdem e estão sempre acessíveis.

2. Falta de tempo para cadastrar garantias

O problema: Cadastrar garantias manualmente leva tempo. Funcionários ocupados deixam para depois, e quando precisam, já esqueceram ou perderam os documentos.

A solução: Use extração automática com IA. Faça upload do documento e deixe a inteligência artificial preencher os dados automaticamente. O que levaria 10 minutos de digitação, é feito em segundos. Basta revisar e salvar.

3. Esquecer prazos de garantia

O problema: Sem controle de prazos, empresas descobrem tarde demais que uma garantia expirou. Quando o equipamento quebra, a garantia já não é mais válida.

A solução: Configure alertas automáticos por e-mail e Telegram. O sistema avisa antes das garantias expirarem, dando tempo suficiente para verificar equipamentos e acionar garantias se necessário. Alertas são enviados com 30, 15, 5 e 1 dia de antecedência.

4. Dificuldade para encontrar garantias específicas

O problema: Com muitas garantias cadastradas, encontrar uma específica vira um desafio. Procurar em planilhas, pastas ou sistemas diferentes consome tempo valioso.

A solução: Use um sistema com busca rápida e filtros. Busque por produto, marca, loja ou status. Filtros permitem visualizar apenas garantias ativas, próximas de vencer ou já expiradas. Dashboard organizado facilita a visualização de tudo.

5. Erros de digitação e informações incorretas

O problema: Digitar manualmente informações de notas fiscais causa erros. Datas erradas, valores incorretos ou nomes de produtos mal escritos podem causar problemas quando a garantia precisa ser acionada.

A solução: Extração automática com IA reduz erros significativamente. A inteligência artificial lê o documento e preenche dados com precisão. Você ainda pode revisar e corrigir se necessário, mas a maioria das informações já vem correta.

6. Falta de organização visual

O problema: Planilhas ou sistemas desorganizados dificultam a visualização do status das garantias. Não é fácil ver quais estão ativas, próximas de vencer ou já expiradas.

A solução: Use um dashboard intuitivo que mostre status, prazos restantes e documentos relacionados. Visualização em tabela ou cards facilita entender rapidamente a situação de todas as garantias. Filtros e busca tornam a navegação ainda mais fácil.

7. Perda de documentos físicos

O problema: Documentos físicos se perdem, danificam ou ficam ilegíveis com o tempo. Quando a garantia precisa ser acionada, o documento não é encontrado.

A solução: Digitalize e armazene tudo na nuvem. Faça upload de notas fiscais, tire fotos de documentos físicos ou escaneie. Armazenamento na nuvem garante que documentos não se perdem e estão sempre acessíveis de qualquer lugar.

Solução completa para todas as dificuldades

Um sistema moderno de gestão de garantias resolve todas essas dificuldades de uma vez:

• Centralização de todos os documentos em um só lugar
• Extração automática com IA para economizar tempo
• Alertas automáticos por e-mail e Telegram
• Busca rápida e filtros avançados
• Dashboard organizado e intuitivo
• Armazenamento seguro na nuvem
• Redução de erros com extração automática