10 Erros Comuns no Armazenamento de Notas Fiscais Digitais

Armazenar notas fiscais digitais parece simples, mas muitos erros comuns podem causar perda de documentos e prejuízos financeiros. Conheça os 10 erros mais frequentes e aprenda a evitá-los.

1. Deixar notas fiscais apenas no e-mail

O erro: Muitas pessoas deixam notas fiscais apenas na caixa de entrada do e-mail, sem fazer backup ou organizar em um sistema adequado.

Por que é problema: E-mails podem ser perdidos, deletados acidentalmente ou ficarem inacessíveis. Quando você precisa do documento, pode não conseguir encontrá-lo.

A solução: Faça download das notas fiscais e faça upload em um sistema de gestão de garantias. Assim, os documentos ficam organizados e acessíveis mesmo se o e-mail for perdido.

2. Não nomear arquivos corretamente

O erro: Salvar arquivos com nomes genéricos como "nota.pdf" ou "comprovante.jpg" dificulta encontrar documentos específicos.

A solução: Use um sistema que organize documentos automaticamente. Ao fazer upload, o sistema associa o documento à garantia cadastrada, facilitando a busca.

3. Não fazer backup dos documentos

O erro: Guardar documentos apenas no computador local, sem backup na nuvem.

Por que é problema: Se o computador quebrar ou for roubado, todos os documentos podem ser perdidos permanentemente.

A solução: Use armazenamento na nuvem que faz backup automático. Sistemas de gestão de garantias armazenam documentos na nuvem com segurança.

4. Espalhar documentos em vários lugares

O erro: Guardar documentos em pastas diferentes, computadores diferentes ou serviços diferentes sem organização centralizada.

A solução: Centralize tudo em um sistema único. Faça upload de todas as notas fiscais em um lugar só, facilitando busca e organização.

5. Não cadastrar informações da garantia

O erro: Guardar apenas o documento, sem cadastrar informações da garantia como data de expiração, produto e loja.

Por que é problema: Ter o documento não ajuda se você não sabe quando a garantia expira ou qual produto está relacionado.

A solução: Use extração automática com IA para preencher dados automaticamente. O sistema cadastra produto, data, loja e prazo de garantia automaticamente.

6. Não configurar alertas de vencimento

O erro: Guardar documentos mas não configurar alertas para receber avisos antes das garantias expirarem.

A solução: Configure alertas automáticos por e-mail e Telegram. O sistema avisa antes das garantias expirarem, dando tempo para acionar se necessário.

7. Usar formatos de arquivo incompatíveis

O erro: Converter documentos para formatos incomuns ou que podem ficar ilegíveis no futuro.

A solução: Use PDF, JPG ou PNG, que são formatos padrão e amplamente suportados. Sistemas modernos aceitam esses formatos sem problema.

8. Não revisar documentos após upload

O erro: Fazer upload e confiar que tudo está correto, sem revisar se o documento foi carregado corretamente ou se as informações extraídas estão precisas.

A solução: Sempre revise documentos após upload e informações após extração automática. Corrija erros se necessário antes de salvar.

9. Não manter documentos organizados

O erro: Fazer upload de documentos sem organização, deixando tudo misturado sem categorização ou tags.

A solução: Use um sistema que organize automaticamente. Ao cadastrar garantias, documentos são associados automaticamente, facilitando busca e organização.

10. Não atualizar informações quando necessário

O erro: Cadastrar garantias e nunca mais atualizar, mesmo quando informações mudam ou garantias são acionadas.

A solução: Revise periodicamente o dashboard de garantias e atualize informações se necessário. Mantenha o sistema atualizado para garantir precisão.

Como evitar todos esses erros

A melhor forma de evitar esses erros é usar um sistema de gestão de garantias que:

• Armazena documentos na nuvem com backup automático
• Centraliza tudo em um único lugar
• Extrai dados automaticamente com IA
• Configura alertas automáticos de vencimento
• Organiza documentos automaticamente
• Oferece busca rápida e filtros
• Permite acesso de qualquer lugar